Faxversand und -empfang mit Microsoft Outlook und Lotus Notes (Mail to Fax)

XPhone Unified Communications 2011 integriert sich nahtlos in die Microsoft Outlook oder Lotus Notes Oberfläche. Mit nur einem Klick können Sie auch hier Faxe senden. Eingehende Faxe werden Ihnen per E-Mail zugestellt.

Faxen so einfach wie E-Mail schreiben

Eine Besonderheit von XPhone UC sind die für Outlook und Notes verfügbaren Faxformulare. Damit ist es möglich, aus allen in XPhone verfügbaren Adressdatenbanken Kontakte als Adressat auszuwählen (Mail to Fax). Zusätzlich können dank der Formulare einfach Faxnummern eingegben werden, so wie Sie es von Ihrem Faxgerät gewohnt sind. 

Faxversand und Faxempfang mit dem XPhone UC Commander

Sie können Faxnachrichten direkt aus dem XPhone UC Commander ganz einfach und unkompliziert verschicken und empfangen.

Faxempfang und -versand mit dem Mobiltelefon

XPhone Unified Communications 2011 ermöglicht Ihnen sogar den Faxversand und -empfang an Ihrem Mobiltelefon. Wenn Sie ein Fax von Ihrem Mobiltelefon senden wollen, öffnen Sie einfach Ihr E-Mail Programm und geben Sie die gewünschte Faxnummer (z.B. 089840798100@fax.meine-firma.de), die Betreffzeile sowie Ihre Nachricht ein und schicken diese ab. Eingehende Faxe erhalten Sie ganz einfach per E-Mail.

Faxversand aus Microsoft Word

Auch aus Microsoft Word verschicken Sie ganz einfach Faxe. Über das XPhone-Plugin wählen Sie den Empfänger aus, tragen einen Betreff ein und versenden das Word-Dokument per Fax.

Sendebestätigung für Ihre Faxe

Nach der Zustellung jeder Faxnachricht bekommen Sie eine Bestätigung per E-Mail. Je nach Einstellung auch mit angehängtem Faxdokument.

Faxvorschau

Mit XPhone Unified Communications 2011 steht Ihnen eine komfortable Vorschaufunktion, auch für Microsoft Outlook und Lotus Notes, zur Verfügung. Sie sehen im Vorschaufenster das Fax so, wie der Empfänger es erhalten wird.

Individuelle Faxvorlagen

XPhone Unified Communications wird bereits mit fertigen und sofort einsetzbaren Faxvorlagen - mit oder ohne Deckblatt - ausgeliefert. Diese können Sie jederzeit individuell an Ihr Unternehmensdesign und Ihre Anforderungen anpassen. Die Vorlagen sind im RTF Format und benötigen daher keine spezielle Editoren.

Faxe direkt an Drucker schicken (Fax to Print)

Wenn Faxe doch einmal ausgedruckt werden müssen, können Sie diese direkt an einen Drucker schicken, der alle eingehenden Faxnachrichten sofort ausdruckt.

Umwelt schonen, Zeit und Kosten sparen

Mit der XPhone UC Faxlösung schonen Sie die Umwelt. Faxe werden nicht mehr automatisch, sondern nur bei Bedarf auf Papier ausgedruckt. Sie sparen Druckertinte und die Portokosten, die Sie für einen Brief zahlen würden.

Einfach und komfortabel

Nie wieder zum Faxgerät laufen oder gar empfangene Faxdokumente im Unternehmen suchen. Mit XPhone UC haben Sie alle Informationen direkt an Ihrem PC-Arbeitsplatz. Fax können per E-Mail weitergeleitet werden Sie können Ihre Arbeitsprozesse dank digitaler Faxbearbeitung besser gestalten.

Personalisierte Serienfaxe

Auch personalisierte Serienfaxe, zum Beispiel für Werbeaussendungen, lassen sich über die Serienbrief-Funktion direkt aus Microsoft Word verschicken. Neben der Personalisierung geben Sie an, zu welchem Zeitpunkt und ob der Versand mit oder ohne Deckblatt  erfolgen soll. Ein entsprechendes Serienfax-Makro für Word ist standardmäßig enthalten.

Zeitgesteuerter Faxversand

Faxversand sofort oder erst später? Für jedes Fax können Sie auswählen, wann der Versand erfolgen soll. Entweder startet der Versand sofort oder zum festgelegten Zeitpunkt. Auch ein priorisierter Faxversand ist möglich. Damit haben eilige Auftragsbestätigungen immer Vorfahrt vor den Werbeaussendungen. Mit der Definition von festen Zeitfenstern kann der Faxversand auch zu günstigen Zeiten (Spartarife, niedrigere Auslastung) gestartet werden. 

Faxempfang (Fax to Mail)

Empfangene Faxnachrichten werden als TIF- oder PDF-Datei in Ihrem XPhone UC Commander bereitgestellt oder per E-Mail-Anhang versandt. So wie es für Sie am bequemsten ist.

Absenderidentifizierung

XPhone Unified Communications 2011 greift auf alle angebundenen Datenbanken (z.B. CRM oder ERP System, Microsoft Outlook, Lotus Notes usw.) zu, ermittelt anhand der übertragenen Faxnummer automatisch den Absender und stellt die Informationen bereit.

Faxarchivierung

Faxnachrichten können getrennt nach Eingang bzw. Ausgang in den Formaten TIF oder PDF archiviert werden. Eine strukturierte Archivierung im Filesystem ermöglicht zum Beispiele die  Übernahme in Dokumentenmanagementsysteme.

Anwendungsintegration

XPhone UC ermöglicht Ihnen sogar eine Server-Server-Kommuniaktion z.B. um zentral Faxe aus Host-System anzunehmen und zu versenden (via SMTP/Filesystem). 

Faxversand aus anderen Windows Programmen

Mit XPhone Unified Communications 2011 können Sie praktisch aus jeder Windows Anwendung Faxe verschicken. Egal ob Sie aus Ihrer Kundendatenbank (CRM), dem Warenwirtschaftssystem (ERP) oder Ihrer Buchhaltungssoftware Faxe versenden wollen, Sie können den Faxversand in nahezu alle Ihre Geschäftsabläufe einbinden.

Faxdruckertreiber

XPhone UC erkennt spezielle Steuerzeichen im Faxdokument und liest automatisch Empfängername und Faxnummer aus.

Automatische Wahlwiederholung

Kann eine Faxnachricht einmal nicht versendet werden (Empfänger z.B. besetzt), wird der Verbindungsaufbau in regelmäßigen Zeitabständen so oft automatisch wiederholt, wie Sie es festgelegt haben.

Faxabruf für perfekten Kundenservice

Diese Funktion stellt Dokumente rund um die Uhr zum Abruf per Fax bereit. Der Empfänger wählt dazu aktiv eine dafür definierte Faxnummer Ihres Unternehmens und erhält daraufhin die Dokumente zugefaxt. So können Sie Ihren Kunden oder Partnern regelmäßig neue Angebote unterbreiten oder Informationen bereitstellen ohne unerwünschte Fax-Werbesendungen verschicken zu müssen.

Spam-Filter

Der integrierte Faxserver von XPhone UC 2011 enthält einen Spam Filter, der Sie vor unerwünschten Faxsendungen (z.B. Werbung) schützt. Unerwünschte Faxe können an einen bestimmten Empfänger weitergeleitet (z.B. Spam-Box) oder ganz abgewiesen werden. Eine Filterung ist nach Stationskennung (CSID) und Senderrufnummern möglich.